7 raisons pour lesquelles la téléconférence est un outil de réunion important

Pourquoi communiquons-nous à l’aide de systèmes de téléconférence ? Est-ce parce qu’ils offrent des repères visuels, comme dans une conversation en personne ? Est-ce l’avantage de pouvoir discuter avec quelqu’un à l’autre bout du monde sans quitter son fauteuil ? Quoi qu’il en soit, nous assistons à un énorme bond dans l’utilisation des communications à distance au sein du personnel.

Dans ce guide, nous présentons 7 avantages clés de la téléconférence qui ont un impact considérable sur vos relations professionnelles et votre productivité globale. Nous espérons que ce guide vous aidera à comprendre pourquoi l’ajout de la vidéo est essentiel pour une communication efficace et peut être un bon complément pour votre entreprise.

Un système de téléconférence facilite l’organisation de réunions où toute l’équipe peut s’impliquer. La possibilité d’organiser une discussion à plusieurs personnes, où qu’elles se trouvent, est un excellent moyen de réunir des équipes disparates et d’établir un lien plus étroit.

Par rapport à un appel audio, la confiance s’établit plus rapidement lors d’une téléconférence. Lorsque vous rencontrez quelqu’un en face à face, que vous voyez son sourire et que vous réagissez à son langage corporel, vous apprenez à le connaître beaucoup mieux. Vous pouvez vous détendre lorsque vous voyez comment l’autre partie réagit, de sorte que l’interaction semble beaucoup moins solennelle. En bref, la téléconférence place un visage (et une voix) sur un nom.

Les êtres humains sont beaucoup plus efficaces pour retenir les informations visuelles que les informations auditives. Des études ont montré que seulement 7 % de la communication est verbale (c’est-à-dire le contenu de vos mots), tandis que l’inflexion de votre voix représente 38 % et les signaux non verbaux 55 %. Avec une téléconférence, vous pouvez voir le langage corporel, la gestuelle ou encore les expressions du visage de votre interlocuteur.

L’ajout de la vidéo à une conférence téléphonique peut également améliorer la productivité. Ce style de conversation humanisé permet aux participants de rester plus concentrés que lors d’un appel audio pouvant être perturbé par la consultation d’e-mails, par exemple. Dans la mesure où vous appliquez vos règles de conduite habituelles et que vous êtes encouragé à maintenir un contact visuel avec votre interlocuteur, vous vous concentrez davantage sur la conversation et devenez plus attentif aux besoins immédiats de chacun.

Les réunions qui rassemblent toute votre équipe en personne entraînent des dépenses importantes pour l’entreprise. L’organisation de ces conférences peut nécessiter un vol, un hébergement et divers autres frais. Elle empêche également les employés d’accomplir leurs tâches quotidiennes pendant une certaine période. La téléconférence permet aux équipes de se connecter facilement et aussi souvent que nécessaire. Grâce aux technologies actuelles, la téléconférence peut devenir aussi naturelle que les communications en personne.

Les systèmes de téléconférence de dernière génération offrent des fonctionnalités supplémentaires que les téléphones de conférence ne peuvent tout simplement pas égaler. Le partage de diapositives, la configuration de questions de sondage et la collaboration en direct sur un document ne sont que quelques-uns des outils courants fournis par le logiciel de téléconférence. Ces ajouts permettent une conversation plus naturelle et renforcent l’engagement des participants.

Comme mentionné précédemment, la téléconférence vous fait gagner un temps précieux que vous auriez consacré normalement à la planification de rendez-vous et aux déplacements. Grâce à la flexibilité et à la simplicité de la téléconférence, vous pouvez organiser des réunions improvisées dès que les deux parties se connectent à leur logiciel de conférence. Cela vous permet d’aller droit au but, sans les formalités habituelles qui prennent 10 à 15 minutes d’une conférence « officielle ». Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, vous pouvez vous concentrer sur le partage d’idées et la résolution de problèmes au lieu de perdre du temps.