Entretien avec un responsable RH sur les conseils que les entreprises devraient donner aux employés en télétravail

Compte tenu des changements mis en place par les organisations et les établissements d’enseignement pour faire face au contexte actuel, les responsables des ressources humaines du monde entier sont sollicités afin d’obtenir des conseils pour protéger les employés et fournir des informations pertinentes.

Yamaha s’est entretenu avec un professionnel chevronné des ressources humaines, comptant plus de 20 ans d’expérience dans de nombreux secteurs, notamment la technologie, la finance, l’industrie pharmaceutique et le commerce électronique. Il nous explique comment les employeurs peuvent garantir la réussite et la productivité pendant cette période (et au-delà) en fournissant à leurs responsables et leurs équipes les perspectives, informations et outils appropriés.

Voici une transcription de l’entretien, mené le 18 mars 2020 :

- Comment les employés ou les responsables doivent-ils décider de l’équipement de télétravail qui est essentiel pour eux-mêmes et pour leurs équipes ?

- Le réseau domestique de l’employé est-il sécurisé (protégé par un mot de passe), surtout s’il travaille sur des informations confidentielles pouvant être accessibles par son voisin qui « emprunte » sa connexion Internet ?

- L’équipement requis doit être déterminé en fonction du travail effectué par l’employé. Les employés n’ont pas tous besoin des mêmes outils. Parlent-ils régulièrement aux clients ? Ont-ils besoin d’organiser des conférences téléphoniques ou des téléconférences nécessitant un bon téléphone avec haut-parleur et une bonne vidéo ? Cela dictera le choix des outils nécessaires.

- Tout le monde dispose-t-il d’une ligne de conférence gratuite dédiée pour ses appels/réunions ? Ou l’équipe partage-t-elle une ligne ? Il n’y a rien de pire que de composer le numéro d’une ligne d’accès et de s’apercevoir qu’une réunion est déjà en cours sur cette ligne.

- L’accessibilité de la solution et le budget de l’entreprise sont des facteurs importants. S’agit-il d’une grande entreprise qui peut se permettre d’acheter des équipements supplémentaires (systèmes d'audioconférence, etc.) pour ses employés, ou ces derniers devront-ils faire avec l’équipement déjà en place ?

- En fonction du poste, le responsable peut être amené à communiquer ou rappeler les heures de travail prévues (par exemple, les horaires mis à la disposition des clients et des collègues).

- Si la disponibilité doit être assurée à la fois par téléphone et en ligne, veillez à bien faire passer le message. Par exemple, certains travailleurs à distance oublient de consulter leurs messages vocaux professionnels lorsqu’ils ne sont pas au bureau.

- Je pense que la vidéo obligatoire est quelque peu intrusive.

- Le contrôle des présences peut passer par la création d’un site Web ou SharePoint auquel les employés « se connectent » lorsqu’ils travaillent et dont ils se déconnectent lorsqu’ils sont en pause ou en fin de journée. Cela dépend bien entendu du poste, du travail à effectuer, etc.

- Je pense qu’elles doivent se faire à l’idée qu’elles vont travailler à distance pendant une longue période.

- Si cela dure plusieurs mois, la solution de fortune mise en place aujourd’hui ne fonctionnera pas sur le long terme.

- Les employeurs risquent d’avoir besoin de louer ou d’investir dans des outils/technologies de télétravail adaptés qui permettront aux télétravailleurs de poursuivre leur travail de façon homogène vis-à-vis de leurs clients.

- Faire le point avec l’équipe de manière hebdomadaire

- Organiser un appel virtuel quotidien, « face caméra », au cours duquel l’équipe reçoit des instructions importantes et des messages clés du responsable sur les priorités du projet

- Partager les meilleures pratiques et les outils (Zoom, Microsoft Teams, etc.)

Alors que le maintien des employés à distance des bureaux et des lieux de travail aura sans doute un impact sur bon nombre d’entreprises, de vagues stratégies et des processus à court terme ne suffiront pas à y remédier. Les réponses, le soutien et l’investissement à l’échelle de l’entreprise, du sommet à la base, seront bénéfiques aux équipes de toutes tailles.

Il s’agit d’un terrain inconnu pour beaucoup, mais les employeurs devraient au moins demander aux employés de les aider à identifier les outils/ressources nécessaires à l’amélioration de la productivité et du confort de travail.

Si les employés ressentent que leur employeur se soucie véritablement de leur bien-être et de leurs besoins personnels pendant des périodes comme celles-ci, cela ne peut que s’avérer bénéfique pour l’employeur par la suite, entraînant la plupart du temps une amélioration de la fidélisation et de la productivité.